财务人员必备的数据整理技巧快速整理这些数据

由 feilong · 2022-01-28

再过几天就是农历新年了，相信大家都在马不停蹄地忙活自己手头的工作。作为财务人员，岁末年终肯定是最忙的一段时间，特别是年底很多数据要汇总，原本不够的时间就更加显得捉襟见肘。数据统计最关键的就是规范，原始数据规范了，统计也就变得轻松多了。接下来，小编就介绍几组WPS里的数据整理小技巧，助大家早点干完回家过年！

　　1. 日期快速整理

日期是最容易出现的一种格式错误，特别是那些从不同部门收集回来的表格，日期的样式可谓五花八门。这些杂乱的日期，除了看起来不美观以外，还会影响表格的正常计算与筛选，大大降低统计效率与精度。

如何实现日期的快速规范化呢？很简单，选中日期列，点击“数据→分列”，前面几步选择默认，到达第3步时，将“列数据类型”修改为“日期”。最后点击“开始”标签，将单元格类型修改为“短日期”即可。

　　2. 数据加单位

有些数据需要添加文字单位，但Excel对于这种数字以外的格式，是无法计算的。想要鱼和熊掌兼得，这里有一个小技巧。首先选中要处理的数据区，按下Ctrl 1调出单元格属性，接下来点击“分类→自定义”，在“G/通用格式”后填入表格所需的文字。经过这样处理好的数据，既保留了原本的计算属性，又能显示单位标识，轻轻松松就解决了困扰已久的问题。

　　3. 折合成“万元”显示

财务数据往往都要折合成“万元“显示，传统方法是借助公式将原数据缩小10000倍，然后再缀上对应的单位符号。不过这样的处理并不规范，当后期再需要对这些数据汇总时，就会产生巨大误差。

正确的方法是：首先选中要处理的区域，按下Ctrl 1调出单元格属性。接下来点击“分类→特殊→单位：万元”，这里WPS已经预设好了多组单位样式，直接选择你想要的就可以了。

　　4. 大写金额转换

除了货币单位外，大写金额转换也是财务人员每天都会遇到的一件事。很多人都知道，在Excel中有一项名为“中文大写数字”的特殊格式，不过这个格式与我们惯用的人民币格式并不相同。正确的方法是，在WPS中选中数据区，然后按下Ctrl 1调出单元格属性，接下来在“分类→特殊”标签选择“人民币大写”，确定后就是我们熟悉的人民币格式了。

　　5. 记录单

输入数据最忌讳的就是看错行，特别是当数据量庞大时，一个小错误往往很难发现，这里推荐大家使用WPS的“记录单”功能。首先将鼠标放到表格的标题处，然后点击“数据→记录单”。记录单是一个类似于表单的快速输入模块，可以自动读取当前表格标题，我们只要在框内输入具体的内容（TAB键切换不同条目，回车键直接新建），即可完成数据录入。